BWLAW Kancelaria Prawna ← Strona główna

Protokół konieczności i dokumentowanie robót dodatkowych — jak wygrać dowodami

This article is also available in English. Dieser Beitrag ist auch auf Deutsch verfügbar.

Spory o roboty dodatkowe rzadko przegrywa się na prawie, a często na dowodach. Sąd nie widział budowy — zobaczy tylko dokumenty. Poniżej pokazujemy, jak działa zgłoszenie z art. 651 Kodeksu cywilnego, czym naprawdę jest protokół konieczności i co orzeka Sąd Najwyższy, gdy go zabrakło, co rejestruje dziennik budowy i czego nie zastąpi, oraz jak dokumentować roboty zanikające. Na końcu checklista i odpowiedzi na najczęstsze pytania.

Dlaczego dokumenty z budowy ważą więcej niż zeznania

Proces o zapłatę za roboty dodatkowe przy wynagrodzeniu ryczałtowym toczy się zwykle kilka lat po zdarzeniach. Pamięć świadków blednie, pracownicy zmieniają pracodawców, a plac budowy wygląda zupełnie inaczej. Dokument sporządzony w dniu zdarzenia ma nad zeznaniem dwie przewagi: powstał, zanim ktokolwiek wiedział, że będzie spór, i nosi datę. Dlatego sądy budują ustalenia przede wszystkim na dzienniku budowy, protokołach, korespondencji i dokumentacji fotograficznej, a zeznaniami je tylko uzupełniają.

Do tego dochodzi rozkład ciężaru dowodu. Zgodnie z art. 6 KC (ustawa z 23.04.1964 r. — Kodeks cywilny, t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1061) to wykonawca, który żąda zapłaty, musi udowodnić, że sporne prace wykraczały poza umówiony zakres, że wykonał je na skutek decyzji lub co najmniej za wiedzą inwestora oraz jaka jest ich wartość. Każdy z tych trzech elementów wymaga innych dowodów — i każdy da się zabezpieczyć na bieżąco niemal bezkosztowo, a odtworzyć po latach tylko z trudem albo wcale. O tym, jak ustalić sam umówiony zakres, piszemy przy okazji zakresu wynagrodzenia ryczałtowego.

Zgłoszenie z art. 651 KC — od tego wszystko się zaczyna

Przepis stanowi:

„Jeżeli dostarczona przez inwestora dokumentacja, teren budowy, maszyny lub urządzenia nie nadają się do prawidłowego wykonania robót albo jeżeli zajdą inne okoliczności, które mogą przeszkodzić prawidłowemu wykonaniu robót, wykonawca powinien niezwłocznie zawiadomić o tym inwestora.”

— art. 651 Kodeksu cywilnego

Ustawa nie narzuca formy zawiadomienia — ale forma pisemna jest jedynym rozsądnym wyborem, bo to zgłoszenie będzie później dowodem. Zawiadomienie pełni trzy funkcje. Chroni przed zarzutem, że wykonawca budował ze świadomością wady i sam odpowiada za skutki. Wymusza decyzję inwestora, bo Kodeks cywilny nie przyznaje mu jednostronnego prawa nakazania prac dodatkowych w ramach ryczałtu. Wreszcie dokumentuje, że źródło problemu leży po stronie inwestora, a nie w zaniedbaniach wykonawcy. Jest przy tym konkretyzacją ogólnego obowiązku współdziałania stron przy wykonaniu zobowiązania (art. 354 § 2 KC), a nie samodzielną podstawą odpowiedzialności — odpowiedzialność odszkodowawcza wykonawcy, który dostrzegalną wadę przemilczał, płynie z zasad ogólnych (tak wyrok SN z 30.09.2009 r., V CSK 89/09, LEX nr 1402683).

Granice tego obowiązku orzecznictwo zakreśla wąsko i stabilnie od wyroku SN z 27.03.2000 r., III CKN 629/98 (OSNC 2000, nr 9, poz. 173), przez wyrok z 26.06.2008 r., II CSK 101/08 (LEX nr 637702) i wyrok z 25.04.2014 r., II CSK 417/13 (LEX nr 1486970), po wyrok z 25.11.2016 r., V CSK 138/16 (LEX nr 2216196): wykonawca nie ma obowiązku szczegółowego sprawdzania cudzego projektu ani dysponowania wiedzą projektową, zawiadamia o wadach, które narzucają się bez takiej wiedzy. Zgłoszeniu podlega więc to, co widać z poziomu wykonawstwa i kalkulacji — nie wynik ponownego projektowania, którego nikt od wykonawcy nie wymaga.

Paradoks, o którym mało kto mówi: zgłoszenie nie daje pieniędzy

Wydawałoby się, że zgłoszenie zdejmuje z wykonawcy ciężar finansowy cudzych błędów. Służyć temu miał przepis o skutkach wadliwych materiałów i wskazówek inwestora:

„Gdyby wykonany obiekt uległ zniszczeniu lub uszkodzeniu wskutek wadliwości dostarczonych przez inwestora materiałów, maszyn lub urządzeń albo wskutek wykonania robót według wskazówek inwestora, wykonawca może żądać umówionego wynagrodzenia lub jego odpowiedniej części, jeżeli uprzedził inwestora o niebezpieczeństwie zniszczenia lub uszkodzenia obiektu […]”

— art. 655 Kodeksu cywilnego

Kłopot polega na tym, że przepis ten uruchamia się dopiero wtedy, gdy obiekt rzeczywiście uległ zniszczeniu lub uszkodzeniu. Na budowie zdarza się to rzadko — znacznie częściej bez spornych robót obiektu w ogóle nie da się wykonać. Typowy przebieg wygląda tak, że po zgłoszeniu inwestor zmienia projekt i oczekuje wykonania dodatkowych prac w ramach niezmienionego ryczałtu.

Powstaje sytuacja trudna do obrony logicznie. Wykonawca, który wady nie dostrzegł i zrealizował wadliwy projekt co do joty, może powołać się na art. 655 KC, jeżeli dojdzie do zniszczenia obiektu. Wykonawca, który wadę zgłosił, doprowadził do zmiany projektu i oddał sprawnie działający obiekt, zostaje z kosztem dodatkowych robót. Zgłoszenie traci wtedy swoją pierwotną funkcję, czyli uwolnienie wykonawcy od odpowiedzialności za rezultat tam, gdzie cudzy projekt do tego rezultatu nie prowadzi. Nie jest to argument za milczeniem — zgłaszać trzeba zawsze. Jest to argument za tym, żeby po zgłoszeniu nie poprzestawać na nim.

Po zgłoszeniu: doprowadzić do decyzji inwestora

Ponieważ Kodeks cywilny nie zna jednostronnego polecenia zmiany, po zgłoszeniu trzeba wymusić rozstrzygnięcie. Możliwe scenariusze warto znać z góry, bo każdy wymaga innego dokumentu.

Przy scenariuszu milczenia kusząca wydaje się analogia do umowy o dzieło: tam brak współdziałania zamawiającego pozwala wyznaczyć termin i od umowy odstąpić (art. 640 KC). Orzecznictwo tę drogę jednak zamyka. Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z 10.07.2013 r., I ACa 472/13 (LEX nr 1353800), uznał, że art. 656 § 1 KC wylicza wyczerpująco przepisy o dziele stosowane do robót budowlanych i art. 640 KC się w tym katalogu nie mieści, a wykonawcy pozostaje inna ochrona:

„W razie bowiem zmiany stosunków i zagrożenia rażącą stratą wykonawcy, zobowiązanego do oddania robót budowlanych zgodnie z umową, może on poszukiwać ochrony swoich interesów przez odpowiednie zastosowanie art. 632 § 2 k.c., z możliwością domagania się podwyższenia wynagrodzenia ryczałtowego, a nawet rozwiązania umowy.”

— wyrok SA w Poznaniu z 10.07.2013 r., I ACa 472/13, LEX nr 1353800

Część piśmiennictwa dopuszcza analogię z art. 640 KC, stanowisko to nie przebiło się jednak w orzecznictwie — bezpieczniej planować spór na gruncie art. 632 § 2 KC i zwłoki wierzyciela niż na odstąpieniu, które sąd może uznać za bezskuteczne.

Gdy inwestor zgadza się na zmieniony zakres, ale odmawia rozmowy o pieniądzach, warto znać regułę z art. 628 § 1 KC, stosowaną do robót budowlanych przez odesłanie z art. 656 § 1 KC: „Jeżeli strony nie określiły wysokości wynagrodzenia ani nie wskazały podstaw do jego ustalenia, poczytuje się w razie wątpliwości, że strony miały na myśli zwykłe wynagrodzenie za dzieło tego rodzaju”. Uczciwie trzeba dodać granicę tej reguły: działa ona, gdy strony kwestię ceny przemilczały. Jeżeli inwestor wprost oświadcza, że dodatkowego wynagrodzenia nie zapłaci, nie ma „wątpliwości”, którą przepis mógłby rozstrzygnąć — jest otwarty spór, który trafi na drogę opisaną niżej.

Kto po stronie inwestora może skutecznie zmienić umowę

To pytanie przesądza wiele spraw, a bywa zadawane dopiero w sądzie. Polecenie inspektora nadzoru inwestorskiego, wpis projektanta w ramach nadzoru autorskiego czy rozstrzygnięcie organu nadzoru budowlanego nie są same w sobie oświadczeniami woli inwestora i nie zmieniają automatycznie umowy. Zmiana umowy wymaga czynności prawnej po stronie inwestora.

Nie znaczy to, że potrzebny jest zawsze podpisany aneks. Zmiana może nastąpić w sposób dorozumiany (art. 60 KC) — na przykład gdy inwestor sam przekazuje wykonawcy zmienioną dokumentację, a ten przystępuje do robót według niej. Projektant lub inspektor mogą też działać jako pełnomocnicy, jeżeli otrzymali umocowanie, a w pewnych układach wystarczy, że inwestor wiedział o ich występowaniu w roli swojego przedstawiciela i to tolerował albo wprost polecił wykonawcy stosować się do ich poleceń. Najprostszą regułą praktyczną pozostaje jednak ta: jeżeli polecenie wychodzi od kogoś innego niż inwestor, trzeba niezwłocznie potwierdzić je u inwestora na piśmie i wskazać skutki finansowe.

Dlaczego pozycja projektanta jest tak silna

Prawo budowlane (ustawa z 7.07.1994 r., t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 418) układa role w sposób, który wykonawcę zaskakuje. Do podstawowych obowiązków projektanta należy „wyjaśnianie wątpliwości dotyczących projektu i zawartych w nim rozwiązań” (art. 20 ust. 1 pkt 3 PrBud), w ramach nadzoru autorskiego uzgadnia możliwość wprowadzenia rozwiązań zamiennych zgłoszonych przez kierownika budowy lub inspektora nadzoru (art. 20 ust. 1 pkt 4 PrBud) i to on samodzielnie kwalifikuje, czy zamierzone odstąpienie od zatwierdzonego projektu jest istotne (art. 36a ust. 6 PrBud). Zgłoszenie zastrzeżeń do projektu trafia więc w praktyce do oceny autora tego projektu — osoby, która rozstrzyga o zasadności zarzutów wobec własnej pracy. Projektant ma też prawo żądać wpisem do dziennika budowy wstrzymania robót prowadzonych niezgodnie z projektem (art. 21 PrBud), a kierownik budowy musi realizować zalecenia wpisane do dziennika budowy (art. 22 pkt 6 PrBud).

Powstają nożyce, które trzeba rozumieć: publicznoprawnie zmieniony projekt wiąże kierownika budowy, cywilnoprawnie zaś samo przekazanie zmienionych rysunków przez projektanta nie jest jeszcze ofertą zapłaty za większy zakres. Wykonawca, który wykonuje zmieniony projekt bez pisemnego potwierdzenia od inwestora, buduje cudzą inwestycję na własny rachunek. Dlatego każdy dokument od projektanta lub inspektora warto od razu „podnosić” na poziom inwestora: pismem przewodnim, z żądaniem stanowiska co do zakresu i wynagrodzenia.

Zmiana projektu a Prawo budowlane: kiedy potrzebna jest nowa decyzja

Równolegle biegnie płaszczyzna administracyjna, o której wykonawcy często zapominają. Odstąpienie od zatwierdzonego projektu dzieli się na istotne i nieistotne, a istotne „jest dopuszczalne jedynie po uzyskaniu decyzji o zmianie pozwolenia na budowę” (art. 36a ust. 1 PrBud). Katalog odstąpień istotnych obejmuje między innymi zmiany charakterystycznych parametrów obiektu: powierzchni zabudowy „w zakresie przekraczającym 5 %”, wysokości, długości lub szerokości „w zakresie przekraczającym 2 %” oraz liczby kondygnacji, a także zmianę sposobu użytkowania obiektu lub jego części i odstąpienia wymagające uzyskania lub zmiany decyzji, pozwoleń lub uzgodnień (art. 36a ust. 5 PrBud). Kwalifikacji dokonuje projektant, a odstąpienie nieistotne dokumentuje rysunkiem i opisem dołączanymi do dokumentacji budowy (art. 36a ust. 6 PrBud).

Progi te warto znać, bo wyznaczają moment, w którym „drobna korekta na budowie” przestaje być drobna i wymaga zmiany pozwolenia — a więc czasu, którego harmonogram zwykle nie przewiduje. Dla rozliczeń istotne jest jednak rozdzielenie płaszczyzn: zgoda organu administracji nie tworzy roszczenia o zapłatę, a jej brak nie odbiera roszczenia, jeżeli prace faktycznie wykonano na polecenie inwestora. Płaszczyzna administracyjna decyduje o legalności, cywilna — o pieniądzach.

Protokół konieczności: czym jest naprawdę

Protokół konieczności to dokument spisywany, gdy w toku budowy ujawnia się potrzeba prac nieprzewidzianych w dokumentacji. Żadna ustawa nie definiuje jego treści ani formy — to wytwór praktyki budowlanej, zwykle wprowadzany do obiegu postanowieniem umowy. Sam Kodeks cywilny zna jednak ideę pisemnego akceptowania takich prac: przepis o gwarancji zapłaty obejmuje nią roszczenia z tytułu „robót dodatkowych lub koniecznych do wykonania umowy, zaakceptowanych na piśmie przez inwestora” (art. 649³ § 1 KC).

W umowach spotyka się dwa modele. Pierwszy czyni z protokołu konieczności warunek zapłaty: roboty dodatkowe będą rozliczone tylko wtedy, gdy ich potrzebę stwierdzono protokołem podpisanym przez wskazane osoby. Drugi czyni z niego tryb zlecania: rozpoczęcie prac dodatkowych może nastąpić dopiero po podpisaniu protokołu i odrębnego zlecenia lub aneksu. Oba modele mają wspólny słaby punkt, który zna każdy praktyk: inwestor, który nie chce płacić, po prostu odmawia podpisu. Jak orzecznictwo radzi sobie z tym impasem, pokazują trzy wyroki poniżej.

Wyrok, który ustawił zasady gry: IV CSK 460/07

Sprawę rozstrzygniętą wyrokiem SN z 14.03.2008 r., IV CSK 460/07 (LEX nr 453070), warto znać w szczegółach, bo jak w soczewce skupia wszystkie błędy i szanse dokumentowania. Wykonawca budował dla gminy za wynagrodzeniem ryczałtowym. Umowa przewidywała, że „ewentualne roboty dodatkowe określone na podstawie protokołu konieczności nie mogły przekraczać 20% wartości umowy”, a ich stawki miały wynikać z kosztorysu. W toku budowy działo się to, co zwykle: projektant przeprojektował wsporniki, za zgodą projektanta zmieniono przekrój rur konstrukcji daszków, wykonano nieujęte w projekcie podłoże betonowe pod posadzki, projektant wpisem do dziennika budowy uzupełnił projekt o słupki dla belek, w przedmiarze zabrakło okien w łączniku i okien fasadowych. Wykonawca wystąpił o spisanie protokołu konieczności tylko raz. Gmina odmówiła zapłaty łącznie 321 443,92 zł, a sądy obu instancji powództwo w przeważającej części oddaliły — skoro umowny tryb przewidywał protokoły konieczności, a ich nie było, nie ma zapłaty.

Sąd Najwyższy wyrok uchylił i wyjaśnił, czym protokół konieczności jest, a czym nie jest:

„Stwierdzenie, że wykonanie danej roboty jest konieczne dla realizacji inwestycji to oświadczenie wiedzy a nie woli. Jest to dokument dotyczący kwestii technicznych, któremu nie można przypisywać cech formy zawarcia umowy o roboty budowlane. Jeżeli więc strony dodatkowe roboty określiły np. na protokołowanych spotkaniach dotyczących prowadzonej budowy to spełnione zostało wymaganie dotyczące sporządzenia protokołu konieczności. Identycznie trzeba zakwalifikować wpis przez przedstawiciela inwestora w dzienniku budowy niezakwestionowany przez wykonawcę.”

— wyrok SN z 14.03.2008 r., IV CSK 460/07, LEX nr 453070

To rozstrzygnięcie ma dwie strony. Dobra wiadomość dla wykonawcy: protokół konieczności nie jest czynnością prawną, więc jego funkcję mogą pełnić dokumenty równoważne — protokołowane narady, niezakwestionowany wpis w dzienniku budowy. Pominięcie nazwy „protokół konieczności” nie przekreśla roszczenia, jeżeli potrzeba prac została stwierdzona w innym dokumencie z udziałem strony inwestorskiej, a sąd, który takie dokumenty pominie, narusza art. 354 KC. Zła wiadomość: potrzebny jest jakikolwiek dokument z epoki. Tam, gdzie wykonawca nie zadbał nawet o zapytanie ofertowe co do okien, których zabrakło w przedmiarze, i skosztorysował je w ofercie, SN nie miał czego ratować.

Ten sam wyrok potwierdza przy okazji dopuszczalność konstrukcji, na której opiera się większość umów z protokołem konieczności:

„Niejednokrotnie w umowach o roboty budowlane jest stosowany tzw. system mieszany, polegający na określeniu wynagrodzenia w sposób ryczałtowy oraz zastrzeżenia, że za prace dodatkowe nie objęte projektem należy się wynagrodzenie kosztorysowe.”

— wyrok SN z 14.03.2008 r., IV CSK 460/07, LEX nr 453070

Ryczałt za zakres podstawowy i kosztorys za udokumentowane prace dodatkowe mogą więc współistnieć w jednej umowie — wbrew stanowisku, jakoby ryczałt wykluczał każdą dopłatę. Na marginesie sprawy pozostała kwestia limitu: umowne 20% odpowiadało ówczesnemu art. 71 ust. 1 pkt 5 ustawy z 10.06.1994 r. o zamówieniach publicznych (t.j. Dz.U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664, ustawa uchylona) i SN zapowiedział, że prace ponad ten limit podlegałyby rozliczeniu kondykcyjnemu z art. 410 § 1 w zw. z art. 405 KC — dziś analogiczne granice zmian umowy wyznacza art. 455 ustawy z 11.09.2019 r. — Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1320).

Protokół rozstrzyga w obie strony: trzy scenariusze z orzecznictwa

Tryb dochowany — wygrywa wykonawca

W sprawie zakończonej wyrokiem SN z 6.08.2015 r., V CSK 671/14, umowa wymagała protokołu konieczności sporządzonego przez inspektora nadzoru i zaakceptowanego przez zamawiającego. Tak się właśnie stało — i to wystarczyło, by prace nieprzewidziane wprost w umowie rozliczyć „na warunkach i zasadach przewidzianych w umowie”. Sąd Najwyższy oddalił przy tym zarzut, że kwalifikacja robót jako koniecznych wymagała opinii biegłego:

„Podstawą dokonania przez Sąd odwoławczy kwalifikacji tych robót jako koniecznych i niezbędnych do zrealizowania przedmiotu umowy był protokół konieczności sporządzony przez inspektora nadzoru i zaakceptowany przez zamawiającego, co dowodzi zachowania wymogów postanowienia § 7 pkt 2 łączącej strony sporu umowy.”

— wyrok SN z 6.08.2015 r., V CSK 671/14

Prawidłowo spisany protokół zrobił tu podwójną robotę: otworzył umowną ścieżkę zapłaty i zastąpił dowód z opinii biegłego co do konieczności prac. Trudno o lepszy argument za pilnowaniem tego dokumentu.

Tryb zignorowany — przegrywa wykonawca

Lustrzaną sytuację pokazuje przywołany już wyrok II CSK 101/08. Umowa uzależniała wykonanie robót dodatkowych od potwierdzenia ich konieczności przez inwestora i od dodatkowego zamówienia. Z wiążących ustaleń wynikało, że potwierdzenia przed wykonaniem prac nie było, a protokół spisano dopiero trzy miesiące po ich zakończeniu. Sąd Najwyższy uznał roszczenie o wynagrodzenie za bezzasadne i przypomniał regułę:

„Strony mogą bowiem zmodyfikować kształt i zakres obowiązków określonych ustawą, ale wymaga to jednoznacznego określenia w umowie.”

— wyrok SN z 26.06.2008 r., II CSK 101/08, LEX nr 637702

Wniosek praktyczny: jeżeli umowa przewiduje tryb protokołu konieczności, trzymaj się go co do joty i co do kolejności. Protokół spisany po robotach dokumentuje najwyżej fakt ich wykonania — nie zastępuje zgody, która miała być udzielona przed ich rozpoczęciem.

Dokumenty techniczne to nie aneks

Trzecią lekcję daje wyrok SN z 19.01.2012 r., IV CSK 303/11. Wykonawca przedstawił protokoły narad i 72 kosztorysy na roboty zaniechane, zamienne i dodatkowe, wywodząc z nich zmianę umowy. Sądy oceniły to inaczej:

„[W]skazane przez skarżącą dokumenty, odzwierciedlające nieformalne robocze spotkania stron, nie zawierają oświadczeń woli zmiany treści wiążącej strony umowy.”

— wyrok SN z 19.01.2012 r., IV CSK 303/11

Znamienne było tło: gdy strony rzeczywiście chciały zmienić umowę, potrafiły to zrobić — zawarły aneks, przygotowały kolejny i podpisały odrębną umowę na inne roboty. Na tym tle robocze protokoły wyglądały właśnie na robocze. Zestawienie z IV CSK 460/07 nie jest sprzecznością, lecz podziałem ról: dokumenty techniczne dowodzą faktów (co stwierdzono, co było konieczne, co wykonano), a do zmiany umowy potrzebne są oświadczenia woli — własnoręczny podpis inwestora albo zachowanie, które ujawnia jego wolę dostatecznie (art. 60 KC). Dobre dokumentowanie obsługuje obie warstwy naraz: fakty protokołami i wpisami, wolę inwestora pismem przewodnim z żądaniem stanowiska.

Co powinien zawierać protokół konieczności — wzór praktyczny

Skoro treści nie narzuca ustawa, narzuca ją cel dowodowy. Kompletny protokół konieczności zawiera:

Protokół podpisany jednostronnie nie jest bezwartościowy. Niezwłocznie doręczony drugiej stronie ustala oś czasu, dokumentuje lojalne postawienie sprawy i przenosi na inwestora ciężar zajęcia stanowiska. Wersję minimalną można spisać na budowie tego samego dnia — lepszy protokół prosty i natychmiastowy niż doskonały i spóźniony.

Dziennik budowy: urzędowy dokument, ale nie aneks do umowy

Po reformie z 2023 r. dziennik budowy ma własny rozdział w Prawie budowlanym, a jego rolę określa wprost art. 47a ust. 1:

„Dziennik budowy stanowi urzędowy dokument przeznaczony do rejestrowania: 1) przebiegu robót budowlanych oraz 2) zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku wykonywania robót budowlanych, mających znaczenie przy ocenie technicznej prawidłowości wykonywania tych robót.”

— art. 47a ust. 1 Prawa budowlanego

Dziennik prowadzi się w postaci papierowej albo elektronicznej w systemie EDB (art. 47c PrBud), za jego prowadzenie odpowiada kierownik budowy (art. 47d PrBud), a wpisów mogą dokonywać uczestnicy procesu budowlanego, uprawniony geodeta oraz upoważnieni pracownicy organów (art. 47e PrBud). Tu kryje się szczegół, który zaskakuje: uczestnikami procesu budowlanego są inwestor, inspektor nadzoru inwestorskiego, projektant oraz kierownik budowy lub kierownik robót (art. 17 PrBud) — przedsiębiorca wykonawczy jako taki na tej liście nie figuruje. Głosem wykonawcy w dzienniku budowy jest więc jego kierownik budowy lub kierownik robót i to on musi mieć jasną instrukcję, co wpisywać: ujawnione odmienności, polecenia, wstrzymania robót, zgłoszenia z art. 651 KC.

Znaczenie dowodowe wpisów jest duże, ale wyspecjalizowane. Wpis dokumentuje przebieg robót i zdarzenia techniczne — i w tym zakresie wpis przedstawiciela inwestora, którego wykonawca nie zakwestionował, może pełnić funkcję protokołu konieczności (tak IV CSK 460/07). Wpis nie jest natomiast oświadczeniem woli i nie zastępuje aneksu: kierownik budowy ma obowiązek realizować zalecenia wpisane do dziennika (art. 22 pkt 6 PrBud), lecz zapłata za wynikły stąd większy zakres wymaga decyzji inwestora na płaszczyźnie cywilnej. Praktyczna reguła brzmi: wpis do dziennika otwiera dokumentację, pismo do inwestora ją domyka.

Roboty zanikające i ulegające zakryciu: dowód albo nic

Najostrzej rygor dokumentowania działa przy robotach, których po zakryciu nie obejrzy ani inspektor, ani biegły: wykopy i wymiana gruntu, zbrojenie przed betonowaniem, izolacje, warstwy konstrukcyjne, instalacje w przegrodach. Prawo budowlane każe kierownikowi budowy zgłaszać inwestorowi „do sprawdzenia lub odbioru” wykonane roboty ulegające zakryciu bądź zanikające (art. 22 pkt 7 PrBud). W interesie wykonawcy leży, by to zgłoszenie zostawiało ślad: wpis do dziennika budowy, protokół odbioru robót zanikających, obmiar, pomiar geodezyjny i fotografie z datą — zanim koparka albo betonomieszarka zamkną temat na zawsze.

Jak to wygląda w praktyce sporu, pokazuje wyrok SA w Białymstoku z 23.06.2017 r., I ACa 69/17, zapadły na tle prac ziemnych przy formowaniu składowiska odpadów, których rzeczywista skala odbiegała od przedmiarów, a kolejne warstwy zakrywały poprzednie. Umowa wymagała informowania o konieczności robót dodatkowych z akceptacją inspektora nadzoru wpisem do dziennika budowy oraz protokołu konieczności i odrębnego zamówienia. Wykonawca zrobił to, co mógł udokumentować:

„W tym celu dokonał zawiadomienia pozwanej zarówno przez odpowiednie wpisy w Dzienniku Budowy, jak i osobnymi pismami […] oraz zabiegał o spotkanie z przedstawicielami pozwanej.”

— wyrok SA w Białymstoku z 23.06.2017 r., I ACa 69/17

Inspektor nadzoru wpisem do dziennika budowy nakazał kontynuowanie robót, gmina zaś przez wiele tygodni ani nie wstrzymała prac, ani nie odstąpiła od umowy, ani nie sporządziła protokołu konieczności — a odmowę zakomunikowała, gdy roboty były wykonane i zakryte. Rozstrzygnięcie zapadło na korzyść wykonawcy właśnie dzięki tej dokumentacji (o szczegółach konstrukcji prawnej — przymusie ekonomicznym przy nienależnym świadczeniu — piszemy niżej). Dla porządku odnotujmy, że sprawa dotyczyła wynagrodzenia kosztorysowego, ale mechanika dowodowa jest identyczna przy ryczałcie: kto nie zmierzył i nie zgłosił przed zakryciem, ten nie udowodni ani zakresu, ani wartości.

Zastrzeżenie zwrotu — jedno zdanie, które ratuje roszczenie

Jeżeli sporne prace przyjdzie rozliczać jako bezpodstawne wzbogacenie, przeciwnik sięgnie po art. 411 pkt 1 KC: nie można żądać zwrotu, „jeżeli spełniający świadczenie wiedział, że nie był do świadczenia zobowiązany”. Ten sam przepis wskazuje jednak wyjścia — zwrotu można żądać mimo wszystko, gdy świadczenie spełniono „z zastrzeżeniem zwrotu albo w celu uniknięcia przymusu lub w wykonaniu nieważnej czynności prawnej”. Przystępując do spornych prac, trzeba więc złożyć pisemne oświadczenie, że są one wykonywane z zastrzeżeniem zwrotu — z uzasadnieniem, że według wykonawcy wykraczają poza umówiony zakres. Jedno zdanie w piśmie przewodnim albo w protokole konieczności potrafi zdecydować o wyniku procesu.

Na przymus ekonomiczny — drugą furtkę z art. 411 pkt 1 KC — powołał się z powodzeniem wykonawca w sprawie I ACa 69/17:

„Mimo świadomości, że świadczy nienależnie (bez protokołu konieczności i dodatkowego zamówienia) powód musiał wykonać zwiększony w stosunku do umownego zakres robót, jako niezbędny dla zakończenia wykonania robót objętych umową i osiągnięcia celu umowy.”

— wyrok SA w Białymstoku z 23.06.2017 r., I ACa 69/17

Sąd dodał, że wobec zawiadomień, nakazu inspektora i bierności zamawiającego „nie sposób powodowi czynić zarzutu, że kontynuował roboty pomimo braku protokołu konieczności i udzielenia dodatkowego zamówienia”. Uwaga jednak: przymus ekonomiczny trzeba udowodnić dokumentami z epoki — zawiadomieniami, wpisami, wezwaniami do decyzji. Przesłanki, wartość zwrotu i pułapki tej drogi omawiamy szczegółowo w artykule o bezpodstawnym wzbogaceniu na budowie.

Własne dokumenty mogą też szkodzić

Dokumentowanie działa w obie strony i orzecznictwo dostarcza aż nadto przestróg.

Umowne terminy zgłaszania roszczeń bywają terminami zawitymi

Kontrakty oparte na wzorcach FIDIC oraz rozbudowane umowy inwestorskie często wyznaczają krótki termin na zgłoszenie roszczenia — na przykład 28 dni od zdarzenia — z rygorem jego utraty. Orzecznictwo traktuje takie klauzule z dużą nieufnością: SA w Warszawie w wyroku z 4.07.2016 r., VI ACa 569/15, ocenił umowny termin zawity z subklauzuli 20.1 FIDIC jako niedopuszczalne obejście zakazu skracania terminów przedawnienia (art. 119 KC) — szerzej piszemy o tym przy podwyższeniu ryczałtu przez sąd. Ostrożność nakazuje jednak nie budować strategii na nadziei, że sąd klauzulę unieważni: zgłoszenie w terminie umownym kosztuje jedno pismo, spór o skuteczność klauzuli — lata procesu.

Forma uzgodnień: obrót dwustronny a zamówienia publiczne

Umowa o roboty budowlane „powinna być stwierdzona pismem” (art. 648 § 1 KC), ale między przedsiębiorcami niezachowanie formy nie ogranicza dowodzenia, bo przepisów o skutkach niezachowania formy zastrzeżonej dla celów dowodowych „nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami” (art. 74 § 4 KC). Ustne czy mailowe uzgodnienie prac dodatkowych może więc być ważne i dowodzi się go dokumentami roboczymi oraz zeznaniami. W zamówieniach publicznych jest inaczej: umowa „wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej” (art. 432 PZP), co obejmuje także aneksy, a dopuszczalność samej zmiany reglamentuje art. 455 PZP. Bez pisemnego aneksu nie powstaje roszczenie umowne — pozostaje rozliczenie wartości świadczenia nienależnego. Szerzej: roboty dodatkowe w zamówieniach publicznych.

Zamówieniom publicznym właściwy jest jeszcze jeden instrument dokumentowania, tyle że przedkontraktowy: wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji (art. 135 ust. 1 PZP). Pytanie zadane na etapie przetargu i odpowiedź zamawiającego wiążą przy wykładni umowy — a ich brak bywa wypominany wykonawcy, jak w IV CSK 460/07, gdzie sądy podkreśliły, że wątpliwości co do zakresu można było wyjaśnić zapytaniem przed przetargiem.

Pozostałe ogniwa dokumentacji

Checklista minimum

Gdy na budowie pojawia się praca spoza projektu: wpis do dziennika budowy tego samego dnia, pisemne zgłoszenie z art. 651 KC, protokół konieczności z szacunkiem kosztów (choćby jednostronny, z adnotacją o odmowie podpisu), pismo do inwestora z żądaniem decyzji co do zakresu i wynagrodzenia, pisemne zastrzeżenie zwrotu wartości prac, fotografie i pomiary przed zakryciem, obmiar i kosztorys po wykonaniu, kontrola umownego terminu zgłoszenia roszczeń. Jeżeli umowa przewiduje tryb protokołu konieczności — dochować go co do joty i przed rozpoczęciem prac, a odmowę inwestora udokumentować.

Najczęstsze pytania

Zgłosiłem wadę projektu. Czy to wystarczy, żeby dostać zapłatę?

Nie. Zgłoszenie z art. 651 KC chroni przed odpowiedzialnością za nieosiągniętą funkcjonalność, ale samo nie tworzy roszczenia o zapłatę. Po zgłoszeniu trzeba doprowadzić do decyzji inwestora i uzgodnić skutki finansowe, zanim ruszą roboty — albo przystąpić do nich z pisemnym zastrzeżeniem zwrotu.

Inwestor odmawia podpisania protokołu konieczności — co robić?

Spisać protokół jednostronnie z adnotacją o odmowie, doręczyć za potwierdzeniem i zażądać pisemnego stanowiska. Odmowa nie blokuje roszczeń — w sprawie I ACa 69/17 wykonawca wygrał właśnie dzięki temu, że zawiadomienia i wpisy dokumentowały jego lojalność, a bierność zamawiającego była widoczna jak na dłoni.

Czy wpis do dziennika budowy zastąpi protokół konieczności albo aneks?

Protokół konieczności — może. Sąd Najwyższy uznał w IV CSK 460/07, że niezakwestionowany wpis przedstawiciela inwestora spełnia funkcję protokołu, bo oba są oświadczeniami wiedzy o kwestiach technicznych. Aneksu — nie: wpis nie jest oświadczeniem woli, a zmiana umowy wymaga decyzji inwestora, w zamówieniach publicznych wyłącznie pisemnej (art. 432 PZP).

Polecenie wydał inspektor nadzoru albo projektant. Czy to wiąże inwestora?

Nie automatycznie. Publicznoprawnie kierownik budowy musi realizować zalecenia wpisane do dziennika budowy (art. 22 pkt 6 PrBud), ale cywilnoprawnie polecenie inspektora czy wpis projektanta nie są oświadczeniem woli inwestora. Inaczej, gdy mieli pełnomocnictwo, gdy inwestor kazał stosować się do ich poleceń albo sam przekazał zmienioną dokumentację. Zawsze: niezwłocznie potwierdzić na piśmie u inwestora ze wskazaniem skutków finansowych.

Czy e-maile wystarczą zamiast protokołu?

Między przedsiębiorcami są pełnoprawnym dowodem uzgodnień (art. 74 § 4 KC). Ustępują protokołowi tym, że rzadko zawierają zakres rzeczowy, oceny techniczne uczestników i szacunek kosztów w jednym dokumencie. W zamówieniach publicznych e-mail nie zastąpi pisemnego aneksu — może jednak dowodzić wiedzy i bierności zamawiającego na potrzeby rozliczenia kondykcyjnego.

Wykonaliśmy roboty zanikające bez pomiarów i zdjęć. Czy sprawa jest przegrana?

Nie przesądzona, ale trudna. Pozostają dowody pośrednie: dokumentacja powykonawcza, faktury na materiały i ich ilości, zeznania, odkrywki i opinia biegłego. To wszystko kosztuje i pozostawia sądowi duży margines oceny — dlatego pomiar, protokół odbioru robót zanikających i fotografie przed zakryciem są najtańszym ubezpieczeniem procesu.

Umowa daje mi 14 dni na zgłoszenie roszczenia. Przegapiłem termin — koniec?

Niekoniecznie. Umowne terminy zawite na zgłaszanie roszczeń bywają kwestionowane jako obejście zakazu skracania terminów przedawnienia (art. 119 KC) — tak SA w Warszawie w VI ACa 569/15 co do 28-dniowego terminu z FIDIC. Wynik takiego sporu jest jednak niepewny, więc terminy umowne lepiej po prostu dotrzymywać, a zgłoszenie wysyłać nawet spóźnione — z argumentacją na obie okoliczności.

Stan prawny: 12 sierpnia 2026 r.

Autor: dr Artur Barczewski — radca prawny, prowadzi spory o wynagrodzenie w procesie budowlanym po stronie wykonawców oraz zamawiających. Poznaj autora · Skonsultuj swoją sprawę →